Märkligt, men jag satt på en lunch igår och fick en insikt jag borde ha fått för länge sedan. Jag försvarar mig med att jag sannolikt fått den en gång i tiden och att den blivit för naturlig för att reflektera kring :)

Vi pratade om planering och uppföljning av projekt, eller just i det fallet var det förstudier. Vi var överens om att det är jätteviktigt att prata ihop sig innan förstudien startar. Förstudieledaren och beställaren behöver dels gå igenom syfte och mål, planen, risker mm. Dessutom behöver detta beskrivas i ett gemensamt dokument (och inte i flera separata som ägs av respektive part :) som är klart innan uppdraget startar.

Insikten anlände lagom till diskussionen om hur vi ser till att inte projektledaren drar åt fel håll under tiden som förstudien pågår. I vissa fall körs en förstudie till slut innan vi ser resultatet, och då är det alldeles försent om något gått snett. I de fall vi har styrgruppsmöten eller formella avstämningar så görs det ofta utan att gå igenom mål och syfte igen. Vi ser istället på statusen för leverabler och hur mycket tid som gått åt och kvarstår. Det vi var ute efter var en modell där beställare och projektledare naturligt hamnar i ett samtal om det ursprungliga syftet och de mål som satts upp. En form av grundlig avstämning för att se till att alla har en så gemensam uppfattning av läget som möjligt.

Enligt tesen att vi från nuläget A, ska ta oss till börläget B och att vi alla har olika uppfattningar om både A och B – gäller att vi behöver få A1, A2, A3 osv så nära varandra som möjligt. Dessutom måste vi få B1, B2 osv så samstämmigt som möjligt. Det är helt naturligt. Men det vi var inne på var att steget mellan A och B, kalla det för C, behöver genomgå samma gemensamhetsdialog för att få C1, C2 och C3 att ligga så nära varandra i förståelse som möjligt. Det behöver upprepas regelbundet…

Det är inte helt naturligt att ifrågasätta synen på syfte och mål när vi väl startar och det var det min löjliga insikt handlade om, att vi behöver skapa förutsättningar för det för att förenkla.

Häpp, en lösning är på väg… :)